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クラウドPBX

テレワークでオフィスの電話を利用する方法と注意点

テレワーク
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2020年現在、国が推進している働き方改革に加え、近年増加している自然災害によるBCP対策としてテレワークを選択する企業は増えております。
テレワークを可能にする社内間チャットなどのグループウェアは多くありますが、今回は会社電話(ビジネスフォン)をテレワークで活用する方法について紹介します。

会社電話はクラウドPBXでスマホを内線化してテレワークで活用

クラウドPBXとは

これまで社内にあるビジネスフォンを制御するための主装置(PBX)を置き、電話線を敷き詰め、つながっている電話機を内線することで社内電話システムを構築しておりましたが、その主装置(PBX)をクラウド上にソフトウェアとして構築し、そこにインターネット経由で接続することで、インターネットにつながるスマホやSIP対応の電話機を場所に縛られず会社電話の内線とできるシステムになります。
従来型のビジネスフォンの仕組みと異なり、設備の購入費用や電話線工事費用が掛からず、電話の設定管理もWEB管理画面上で行えるため、変更の度に保守業者に依頼していた保守工事が必要なくなるというメリットがあります。

テレワークでクラウドPBXを利用する場合の注意点

テレワークで電話の利用を可能とするためにクラウドPBXを導入、または切り替える場合に、注意したい点がいくつかあります。クラウドPBXについては2020年現在、認知が進んでいるものの、いくつかサービスがある中で比較方法がわかりにくく選択を失敗してしまうケースもあり注意が必要です。

現在利用中の電話番号やネット回線を変更せずに導入できるか

クラウドPBXで多く存在するのが、導入時に電話番号の変更が必要であったり、クラウドPBX提供会社の指定する通信キャリアに通信回線を変更しなければならないケースです。この場合、通信インフラすべてを変更する必要があり導入に回線切り替え工事が必要となります。また多くの場合工事までに1か月以上かかります。

セキュリティ機能は問題ないか

クラウドPBXはクラウド上に通話データや電話帳情報などが残る形となるので、管理画面へのアクセスに対するセキュリティやサーバーに対するセキュリティが整っているサービスを選ぶ必要があります。

テレワーク中の社員の状況が分かる機能があるか

クラウドPBXは、社員のスマホも専用アプリで会社電話のビジネスフォンとして利用できるため、在宅での勤務を可能としますが、目視できない場所で働く社員の方の稼働状況が分からなければ、スムーズに電話を取り次ぎしたり、内線連絡をすることができず手間となってしまいますので状況を共有できる機能は必要な機能となります。

システム連携は可能か

テレワークを行う場合、電話のみならずチャットや顧客管理などの他のクラウドシステムも業務に活用するかと思います。そういったシステムと連携を選択することができるクラウドPBXであれば業務効率が上がります。

専用のスマホアプリの品質は問題ないか

スマートフォンを内線化するための専用アプリですが、こちらは専門会社が提供しているアプリが複数ありますが、アプリによっては端末との相性により安定しないものもあり、アップデートが遅く、OSのアップデート後に不具合を起こすなどが多くあります。自社開発のアプリでの利用に限定しているサービスの場合、アプリの安定性をデモやアプリストアの評価などで確認する必要があります。

代理店による提供ではないか

サービス名は独自のサービス名になっているが、大本のサービスを代理店として自社サービス名で提供している場合も多くあります。この場合、直販とは異なり知識を持った専門スタッフがいないので保守やサポートの面で不安要素があるのと、カスタマイズなどの柔軟な対応ができない点で注意が必要です。自社開発なのかの確認が必要となります。

注意点としては以上になります。

すべてをクラウドPBXに切り替えできないがテレワークでの電話導入が必要な場合

クラウドPBXは会社電話を場所に縛られず利用できるということで、テレワーク(リモートワーク)に最適ですが、2020年2月現在、新型コロナウイルスの影響で急なテレワーク導入を検討している場合で、必要性を感じているがいきなり会社のビジネスフォンをすべてクラウドには変更できないという場合には、一部での導入方法もあります。

回線不要で取得できるIP電話番号の050番号を活用する

050番号はIP電話となるので、固定回線を必要とせず現在利用中の電話回線とは別で電話番号を取得できます。
この050番号をクラウドPBXで利用して、現在利用中の電話番号から新規取得した050番号に転送を設定することで、テレワークにおいて便利にお使いいただくことができます。
通常の転送電話の場合、転送先に指定できる番号は1番号なので1台の携帯でしか受電できません、しかし転送先の050番号をクラウドPBXで利用することで、クラウドPBXの内線としてアプリを入れたスマホであれば複数台の端末で同時に着信が可能です。
またクラウドPBX側で着信する端末の数や着信時間も柔軟に設定変更でき、時間外アナウンスも流すことができるので通常の転送とは異なりテレワークに活用できます。

この場合、現状のビジネスフォンはそのままで050番号とクラウドPBXをフルクラウドで導入可能ですが、デメリットとしてスマホアプリからの折り返しはすべて同じ番号で可能ですが050番号での発信となります。

050転送

まとめ

クラウドPBXを活用することで、テレワークでも社内のように会社電話を利用できるようになります。弊社の提供するクラウドPBX「GoodLine」であれば、テレワークに対応したセキュリティと、情報共有機能が標準搭載されており柔軟な利用が可能です。
テレワークにクラウドPBXをご検討の際はぜひご確認ください。

クラウドPBX「GoodLine」なら小規模から大規模まで対応しております。

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