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クラウドPBX

BCP対策としてのテレワークに最適なクラウドPBXの選び方

テレワークツールのクラウドPBX
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2020年2月現在、国内外で新型コロナウイルスが猛威をふるっており、
感染拡大をさけるため国内では大規模イベントの自粛や企業での出勤時間の変更などが行われております。感染が社内で広がってしまうと企業や事業主にとっては致命的なダメージになりかねないコロナウイルスですが、企業や事業主にとっては事業活動の継続のためには出社をしなければならないという事情もあります。

また近年はコロナウイルスの感染拡大以外にも台風や地震といった自然災害による緊急事態も多くみられます。そのような場合に直面しても企業や事業主は事業活動を中断させないための仕組みを用意しておくことが非常に重要となっており、そのための対策計画を準備する必要があります。

「BCP対策」とは

BCP対策(Business continuity plan)とは、上記のような自然災害や事故などの非常事態にも、
事業が継続できるよう準備し計画をすることを意味します。
企業や事業主にとってBCP対策は事業存続にもかかわる重要な計画となり多くの企業で策定されております。

BCP対策としてのテレワーク

BCP対策を考える上で「テレワーク」は非常に有効的な手段としてあげられます。テレワークとは、勤労形態の一種で、情報通信技術(ICT)を活用し場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態をいいます。そのテレワークを導入するにあたり、必要なツールについてご紹介します。

テレワーク導入ツールについて

現在、企業の情報やシステムはクラウド化に伴い、インターネットアクセスが可能な環境であればどこからでもアクセスが可能な場合が多くなってきております。
そのようなクラウドシステムを活用することでテレワークの実現は可能となります。ただし、個人情報漏洩などの情報漏洩リスクを避けるため限られたセキュリティ環境でのアクセスが重要になっており、クラウドシステムやツールの選定、業務上のルール作成には注意が必要です。

このようにクラウドシステムを活用していく中で、会社の電話をクラウド化して場所に縛られずに会社電話で発着信が可能となる、クラウドPBXについてご紹介したいと思います。

テレワーク導入ツールとしてのクラウドPBX

クラウドPBXとは、従来の会社電話システム(ビジネスフォン)を構築する場合に必要だった、ビジネスフォンの主装置(PBX)をクラウド上にソフトウェアとして提供するシステムになります。
クラウド上に主装置を構築するクラウドPBXは、インターネットを介して通話を行えるため、高額な主装置の購入や電話線の工事が必要ないことに加え、インターネットにつながるスマートフォンやIP電話機を内線とできるため場所に縛られず会社番号での発着信や内線通話が可能となります。

電話のIP化に伴い今後主流となることが予想されるクラウドPBXはテレワーク導入にあたり、会社の窓口となる電話を社外でも発着信できるという部分で非常に有効なツールとなっております。しかしテレワークでのツールとしてクラウドPBXの導入を検討するにあたり、注意したい点がいくつかあります。

クラウドPBXを比較し選ぶ際の注意点

クラウド型ビジネスフォンのクラウドPBXは、海外製のOEMであったり国内の会社提供のものであったりいくつかのクラウドPBXシステムが存在します。
それぞれのシステムはビジネスフォン機能としては大きくは同じですが、機能や安定性、セキュリティは提供会社により異なります。
特にテレワークツールとして社外での利用を想定したクラウドPBXを比較、検討するにあたり注意したい点としては以下になります。

セキュリティ対策はしっかりしているか

クラウドPBXは、電話の設定管理はWEB管理画面から行い、クラウド上に通話データや電話帳データなどが保存される形となるので、二段階認証やIPアドレス制限、攻撃対策や常時監視といったセキュリティー対策をしっかり行っているサービスかの確認を行う必要があります。

情報共有はリアルタイムにできるか

テレワークでのクラウドPBXの活用の場合、目視できない場所で働いている方の稼働状況を可視化できることが必要になります。現在その方は通話中なのか、取込み中や休憩中なのか連絡を別途取り合わずともログイン履歴や稼働状況をモニタリング共有できる仕組みがあるのかは確認が必要です。

サポート体制はしっかりしているか

サービスによっては、電話サポートを行っていなかったり、OEMでの提供や代理店による販売のためサポートが十分に行えないなどの、問題点が存在しますので電話サポートを行っており急なトラブルにも対応できるかの確認は重要となります。

安定性は問題ないか

インターネットを介して通話を行うことのできるクラウドPBXでテレワークを行う場合、基本はLANケーブルで接続するタイプのSIP電話機の活用よりも、専用アプリをインストールして手軽に利用できるスマートフォンを活用することが多いかと思います。
しかしそのスマートフォン用のアプリは提供会社により非常に安定性に欠ける場合が多くあります。クラウドPBX用のアプリはいくつか専門会社が開発しているものが存在しますが、独自アプリを提供しており、利用アプリを限定しているような場合は、アプリストアの評価を確認したり利用予定の端末で問題なく利用できるかの確認が重要になります。

システム連携や多様な機能が搭載されているか

クラウドPBXは、0120番号など一部の電話番号のみで活用することも可能ですが、多くの場合はビジネスフォンからの変更として会社の代表番号を含め、すべての番号をクラウドPBXで利用することとなるかと思います。
会社のインフラとしての電話システムを移行したあとに、テレワークでも活用できる他の業務ツールとの連携ができなかったり、クラウドならではのメリットを生かした先々のビジネス展開に対応できるような機能を搭載していないクラウドPBXでは汎用性にかけてしまうということから確認が必要です。

まとめ

BCP対策としてのテレワークを導入するにあたり有効なツールとしてクラウドPBXを紹介しましたが、弊社のクラウドPBX「GoodLine」であればテレワークに必要なセキュリティ対策、稼働状況確認、ログイン時間規制など、リモート作業に適した機能はもちろん、さまざまな機能を標準で搭載した安定性、汎用性の高いクラウドPBXになります。テレワーク導入の検討の際にはご確認頂けましたら幸いです。

クラウドPBX「GoodLine」なら小規模から大規模まで対応しております。

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