お店や会社に電話がかかってきた際、着信時に相手先情報がわかれば新人であっても心地良い電話応対が可能になります。しかし、電話機に登録して出せる情報では名前しかわからず、どういったお客様なのか、昔からの常連でもない限りわかりません。

相手の情報がわかったうえでの電話対応は、お客様にとって気持ちのいい電話対応を可能にするばかりでなく業務効率を圧倒的に改善してくれます。

今回はそんな着信と同時に相手先情報を表示させることができるCTIについて紹介します。

着信時に顧客情報を表示させるCTIとは

CTIとは電話とPCの中のデータを連動させることができるシステムになります。

着信が入った際に顧客情報が入っているシステムの電話番号と照らし合わせて該当する顧客をPC上に表示させることが可能です。
このCTIという仕組みはあまり知られていないのですが、どのような業態が導入しても非常にメリットが多いものなのです。

美容院や接骨院などの接客業であれば、予約の電話が入った際に相手先情報がわかるので『前回いつ来店したか』『指名の担当はだれか』などが新人であってもわかり、顧客にとって非常に効率がよく気持ちの良い応対を可能にします。

CTIに必要な設備と価格帯

CTI利用に必要な設備

CTIを利用するには、電話機とPCに接続する専用のCTIアダプタとPCにインストールするソフトウェアが必要になります。

CTIの価格帯

ひと昔前まではCTIを利用するには小規模であっても交換機やサーバーなど必要な設備を整えるのに数百万円はかかっていましたが、現在はそのように電話設備をすべて変えなくてもアダプタを設置してPCにソフトウェアをインストールすれば利用可能な安価なCTIが主流になってます。現在主流の安いもので下記のような料金体系になります。

【初期費用】　10～20万円

【月額料金】　1～5万円

現在主流のアダプタ型のCTIのメリットとデメリット

アダプタ型CTIのメリット

・電話主装置や電話機などの設備を変えることなく、アダプタ設置とPCへのソフトウェアインストールのみで利用できる。

アダプタ型CTIのデメリット

・アダプタの設置が必要で、PCにソフトウェアをインストールする必要がある

・利用できるブラウザがIE（インターネットエクスプローラー）しかない

・ひと昔前よりは安いが、着信時に情報を出すのみの機能に対して費用が高額

低価格でアダプタ不要のクラウドCTI、GoodCall

このように業務効率を上げ、電話応対の質を向上させることができるCTIですが、アダプタの設置や利用ブラウザが限られていたりと、まだまだ高額で制約が多いのが現状です。

そこで、現状のCTIのデメリットを解消する、全く新しいクラウド型CTIのGoodCallを紹介します。
クラウド電話で構築するGoodCallは、着信時の顧客情報表示に限らずさまざまな機能が安価に利用可能です。

クラウド型CTIの特徴

・アダプタの設置や工事の必要がなくブラウザもIEに限定されない

・専用アプリでスマホでも会社番号で発着信可能

・スマホでの着信もPCやタブレットに顧客情報の表示可能

・誰がどんな応対をしたのか応対履歴を残せる

・全通話の履歴が残り、『顧客名』や『電話番号』『受発信者』『日時』などで検索も可能

・全通話の録音がクラウド上に1年間保存される

・様々な顧客管理や営業支援システムと連動可能

クラウド型CTIで実現可能なこと

スマホとタブレットで着信ポップアップ

会社番号をスマホで発着信できるようになるクラウド型CTIを利用すれば、電話線がない場所や外出先でも、会社番号に着信があればタブレットに顧客情報が表示されるので、CTI機能を利用可能です。

電話機までいかなくても着信をスマホで取れる

クラウド型CTIのGoodCallなら、スマホで会社番号を発着信できるので電話機から離れていたり外出中でも着信を取ることが可能です。

予約などの聞き間違いがなくなる

クラウド型CTIのGoodCallなら、全通話の履歴をシステムにログインすれば確認可能で、全通話の録音も1年間残るので、予約の聞き間違いや言った言わないなども防げます。

時間帯別アナウンスの設定も可能

クラウド型CTIのGoodCallなら、日時や時間別にアナウンスを設定できるので、営業時間外や急な休日にもアナウンスを流すことが可能で、スマホからでもアナウンスの設定が可能です。

まとめ

いかがでしたか？電話応対の質と業務効率をスマホとタブレットで向上させるCTIですが、これからの導入であればクラウド型CTIがおすすめです。

上記以外にもこれまでにない多くの機能がクラウド型CTIのGoodCallにはございます。ぜひ一度ご検討ください。