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【注意】オフィス移転時のビジネスフォン移設のためのチェック項目

オフィス移転
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オフィスを移転する際は、やらなくてはならないことが多くスケジュールを組むのが大変です。
そんな中電話は企業にとって最も重要な通信インフラの一つで、移転がスムーズにいかないと事業再開に支障をきたすことになってしまいます。

今回はオフィスの電話を構築している会社電話システム、ビジネスフォンの移設時に注意したいポイントを紹介します。

電話回線やビジネスフォンはすぐに移設できない

オフィス移転の日程が決まった際にまず注意したいのが、電話回線の移設やビジネスフォン移設には前もって手配をかける必要があるということです。
電話回線は利用中の通信キャリアに移設手続きを、ビジネスフォンは工事業者に移設工事の手配を別々にする必要があります。また、電話回線の移設手続きをとってから移設工事日を取得できるまでに約1ヵ月を必要とするので、前もって1ヵ月前には利用中の電話回線の通信キャリアに連絡する必要があります。
ビジネスフォンの移設連絡は電話回線の移設工事の日程が決まってから連絡をいれ日程を調整します。基本的には電話回線と同じ日程での工事であればスムーズに移設が行えます。

電話移設までの流れ

①オフィス移転の日にちが決まる
②利用中の電話回線のキャリアに連絡(移転日の1ヵ月前)
③電話回線の移設工事日が決まる
③ビジネスフォンの移設工事会社へ連絡(電話回線の移設工事日と合わせる)

オフィスの移転先住所は電話番号が変わるのか確認

電話番号は、同一市区町村内でのオフィス移転でも同じ番号が使えない場合があります。
電話番号が変更になる場合ホームページや名刺、チラシといった様々なツールの電話番号の記載を変更する必要がでてくるので前もって利用中の電話回線のキャリアに問い合わせる必要があります。

移転先の電話番号案内アナウンスや転送の手配

オフィス移転時に電話番号が変わる場合、お客様からの連絡に電話番号が変わったことをお知らせするアナウンスを流すことで混乱を避ける必要があります。
電話番号変更のアナウンスは利用中の電話回線のキャリアに申し込みできます。
電話番号が変わらない場合にも移設工事中は半日ほど電話がつながらなくなってしまうので、利用中の電話回線のキャリアの転送サービスを利用し、工事中でも着信できる体制をとっておけば安心です。

電話回線やビジネスフォン台数の見直し

電話見直し

これまで利用していた電話回線やビジネスフォンをする以外にも、オフィス移転は通信環境を見直す最もいいタイミングです。特にアナログの電話回線を利用していたり従来型の主装置で構築するビジネスフォンを利用している場合は見直しをお勧めします。

電話回線の見直し

アナログの電話回線(メタル線)を利用の場合

アナログの電話回線(メタル線)は通話料金が高いのはもちろん、将来的に廃止される予定があります。そのため通話料金が安く現在主流のIP電話に変更することをお勧めします。
現状インターネット回線を別で引いていて光回線を利用されている場合であればその光回線でIP電話を利用することができ、別で電話回線をひく必要はありません。
アナログのメタル線から光回線に電話を変更する場合、ほとんどの場合電話番号はそのまま継続できますが、注意したいのは電話機とFAX機が光回線に対応しているかどうかになります。
対応していない場合光回線にかわると使えなくなってしまうので事前に確認する必要があります。

すでに光回線でひかり電話などを利用中の場合

同時通話数(チャネル)という同時に通話することができる数を見直し、適切な同時通話数にすることで同時通話数のオプション料金の見直しが可能です。また、電話番号が変更になる場合であれば基本料金と通話料金が安い楽天コミュニケーションズなどのIP電話で番号を取得することで大きくコストの削減が期待できます。
この際に注意したいのがNTTの光回線にはひかりコラボというNTTの光回線を利用した様々な会社が提供するサービスがありますが、ひかりコラボ事業者の提供するサービスに乗り換える場合、ひかりコラボサービスではひかり電話オフィスタイプが利用できません。すなわち同時通話が2通話までの家庭用電話としての利用しかできないので注意が必要です。
また、ひかりコラボに一度変更するとサービスを変更する際に電話番号をそのまま利用できず変更しなければならないので事業用の電話をひかりコラボに変更することはお勧めできません。

ビジネスフォン(PBX)の見直し

従来型のビジネスフォンを利用している場合、オフィス移設時に電話線の工事が必要でその後のレイアウト変更の際にも工事業者による工事が必要になります。
現在オフィスの移転予定がある場合、従来の設置型PBXによるこれまでのビジネスフォンをそのまま移設するよりもクラウド型ビジネスフォンに変更することをお勧めします。
クラウド型ビジネスフォンとはビジネスフォンの主装置であるPBXをクラウド上に構築することで電話線や導入工事が必要なく低コスト、短期で導入可能な新しい会社電話システムです。
従来型のビジネスフォンに比べコストが安く、クラウドならではの機能で圧倒的に利便性が向上します。

クラウド型ビジネスフォンならGoodLineをご確認ください。

まとめ

いかがでしたか?電話は企業にとって最も重要なインフラの一つです。
オフィスを移転する際にトラブルにならないよう事前にしっかり確認して移転に備えることが重要です。また、オフィスを移転する場合のほとんどが事業規模の拡大や縮小によるもので通信環境の見直しの最もいいタイミングになります。
弊社グッドリレーションズでは電話や通信回線に詳しくない方でも丸投げで見直しを依頼いただけます。ぜひ一度ご検討ください。