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おもてなし電話対応!予約や注文電話の受付業務をスムーズにするCTI活用方法

CTIで電話受付
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予約や注文電話が多い店舗や事務所では、メールではなく直接お客様から入る電話はほとんどがビジネスチャンスになるので、電話対応にも気を使っているかと思います。
しかし顔をみて声をかけられるのとは違い、電話での問い合わせは、なじみのお客様からの連絡だとしても名前を聞いて顧客情報を調べてからでないと、誰からの連絡かはわかりません。またそのお客様を担当しているスタッフが席をはずしていたりすると、担当者が戻るまでそのお客様とどういったやり取りをしていたかもわからずかわりに対応できないこともあり、非常に不便を感じることも多いかと思います。

顧客管理はしているので名前や会員番号等を聞けばお客様情報の確認が取れるので対応できますが、混雑時などは余裕が無くなる店舗や事務所も多く、困ることもよくあります。
今回はそういった予約や注文電話が多い店舗や事務所で電話対応を驚くほどスムーズにし、ビジネスチャンスを広げるCTIの活用方法についてご紹介します。

進化したクラウド型CTIで電話対応は変わる

CTIというものをご存じですか?CTIとは電話をPCやタブレットなどと連動させるシステムのことを指します。
これまではコールセンター等が高額な設備投資をして電話業務の為に活用するのがメインでしたが、現在はCTIも大きく進歩しており、高額な設備や工事を必要とせず、圧倒的な低価格で導入可能なクラウド型CTIが主流になっており、コールセンターだけに収まらず、小規模から様々な電話業務に簡単に活用できるようになっています。

コールセンターなどと聞くとものすごい高機能でそこまでの機能は使いこなせないし必要ないと思う方もいるかと思いますが、クラウド型CTIはもちろんコールセンター機能はすべて備えていますが、美容室や歯医者さん、税理士事務所、人材派遣会社といった様々な業界で多く利用されています。
それだけリーズナブルに利用でき、顧客を管理するような業界では欠かせない電話システムになっています。

クラウド型CTIで変わる電話受付

ではまずはクラウド型CTIとはどういったもので、どんな機能があり、電話受付はどう変わるかを説明していきます。

クラウド型CTIとは

クラウド型CTIとは電話をインターネットと融合することにより、電話をWEB上で管理することができ、すでに利用している顧客管理システムなどと連携が取れるようになるシステムのことです。
クラウド型なので電話線や工事不要でネット環境さえあれば簡単に導入していただくことが可能です。

クラウド型CTIの機能(一部機能しかないCTIもあります)

・着信時にPCやタブレットがあれば、誰からかかってきたかの顧客情報を表示することができるので応対品質が向上

・CTIにもよりますが、顧客との応対の履歴が時系列で確認できるようになっているので誰でも対応の引き継ぎが可能

・全通話自動で録音をとってクラウド上に保管できるので、聞き間違いや言った言わないのトラブルを避けれる

・自動音声応答で用件別に鳴らす電話機を選んだり転送したりが自由自在

・過去の履歴を含めた全通話履歴が確認できて顧客名や日付で検索できる

・全通話自動分析をとるので何曜日の何時が忙しいなどの電話の見える化が可能

・クラウド型なので別店舗とも顧客情報含めてリアルタイムに情報共有できる

クラウド型CTIで電話受付の課題が無くなる

このようなクラウド型CTIの機能を利用することで、予約や注文の電話受付の現場で課題となっている問題点はすべて解消するといってもいいでしょう。
たとえば美容院であれば着信時に前回の担当者やどんなカットにしたか、どれくらい前に来たのかを表示できて顧客管理ソフトを別途調べなくてもスムーズな対応が誰でもできるようになります。

顧客管理機能の付いているクラウド型CTIであれば定期的に来ているお客さんがしばらく来ていなかったり、誕生日やそろそろカラ―やカットのタイミングといった任意のタイミングに該当するお客様を一覧で出すこともできるので、クーポンの発送などで顧客の囲い込みも可能になります。

電話は非常に重要な窓口

このようにクラウド型CTIであればこれまで高額だったCTIを手軽に導入でき、導入前と比較にならないほどの費用対効果を生み利益につなげます。
ただしクラウド型CTIにも様々な種類があり、機能が限られていたり料金が高額だったりといった注意して選ばなくてはならない部分もあります。システムはバラバラになるより、管理を一か所にまとめるというのが一番大事という点と、
CTI導入を検討する機会に電話のクラウド化に目を向けるのも賢い選択肢になるので、クラウドPBX(クラウド電話)とのして追加で利用もできるような汎用性の高いCTIを選ぶことがCTIを選ぶ際の必要条件になります。

まとめ

いかがでしたか?コールセンターだけじゃなく、小規模な店舗や事務所でもCTIの活用がとても多くなっております。この機会にぜひ一度CTIを使った電話対応の効率化、高品質化を検討してみてください。弊社提供のクラウド電話-GoodLine-とクラウド型CTI-GoodCall-は業界最安値の料金でオールインワンのもっとも高機能な電話サービスになります。今ご利用中の顧客管理等のシステムとも連携が可能なのでお気軽にお問合せください。