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言った言わないのトラブルを完全になくす全通話録音の簡単導入方法

通話録音システム
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仕事で取引先やお客様と電話した後で、認識の相違や言った言わないでのトラブルが発生してしまうことはあります。メールでのやり取りであれば後から確認できるのですが、ビジネスでは電話でのやり取りも多いものです。

ビジネスの窓口になる、対面・メール・電話の中では電話でのやり取りが一番トラブルが起こりやすく、新入さんが相手から言われた内容を聞き間違えてしまったり、忙しいときに電話が来てメモを残すのを忘れてしまったりと、電話に関するトラブルは多岐にわたります。
しかし会社の電話に通話録音専用の機器を購入して工事をするとなると高額な出費になるので、通常はコンタクトセンターなどを作るようなことでもない限りそこまでの投資はできませんでした。
今回はビジネス通話でよく起こる言った言わないのトラブルへの対処方法と、それを防ぐ通話録音の導入方法についてご紹介します。

 通話録音は自分自身を守ることができる

トラブルやクレームというものは意図せずに突如発生するものです。
突如発生するそういったトラブルに対し、窓口である電話での応対は慎重に言葉を選ばなくてはなりません。それに加え、認識の相違や勘違いで発生したトラブルに対して、さかのぼって確認や証明できるものがなければ言った言わないの平行線になってしまい、さらなるトラブルを招きかねません。

あの時の通話内容が残っていれば、、、と考えた経験は御座いませんでしょうか?

そういったトラブルに対しても全通話が自動で録音されていればさかのぼって話した内容を確認し、適切な対処ができます。
誰でもトラブルを起こそうとしているわけではなく、トラブルというのは意図せずに認識の相違や勘違いから生まれてします場合があります。ふとしたタイミングで起こるトラブルに対し、対処できる仕組みを構築しておくことは、自らを守るということにもつながります。

通話録音は情報として共有できる財産になる

電話での対応内容や、クレーム対応、業務における様々な通話が、録音ファイルで残っていれば、社内での情報共有や新人研修など様々なシーンで活用が可能です。そういった蓄積される情報は会社のノウハウとして保有すべき財産になっていきます。

通話録音が残っているのと残っていないのでは、情報の管理や共有といった面で大きく差が出てきます。エビデンスやコンプライアンスの観点からも会社にとって非常に価値のあるインフラの一つだと考えるべきです。

これまでの通話録音システムの導入は高額だった

通話録音はないよりはあったほうがいいインフラですが、これまでの会社電話システムでは通話録音システムを導入するのは高額で、場所をとるにもかかわらずすべてを録音することもできず、社用の法人携帯などはもちろん通話録音は残らないといったものでした。

クレームやトラブルが頻発するコンタクトセンターなどの業界ではそのような通話録音システムでも高額な設備投資をする必要があり導入が必須でしたがそういった業界じゃない場合、高額な通話録音システムを導入するのは費用対効果が合わず考えられませんでした。

しかし現在、クラウド技術を利用することで通話録音はコストにならずに利用できるのです。

クラウド型ビジネスフォン『Good Line』なら全通話録音が標準搭載

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従来の会社電話システムは、高額なPBX(主装置)をリース、もしくは購入で設置し、電話線を張り巡らせる中でビジネスフォンを内線化し、会社電話システムを構築しておりましたが、これからの会社電話システムの標準であるクラウド型ビジネスフォン『Good Line』は、PBX(主装置)をクラウド上に構築することで高額な機器導入費用や電話線の工事不要で、インターネット環境さえあれば導入可能なIP電話による会社電話システムです。

クラウド上にPBXを構築するので、離れた拠点や店舗はもちろんスマートフォンやパソコンまで会社電話の内線として利用可能になります。

このクラウド型ビジネスフォン『Good Line』には、コストが安いだけではなく、従来の会社システムでは考えられなかったクラウドならではの機能がすべて標準で利用できるようになってます。その機能の一つが『全通話録音』になります。

会社電話だけじゃなく、社員のスマホのビジネス通話も全通話録音可能

クラウド型ビジネスフォン『Good Line』は社員の私用スマホに専用電話アプリを入れることで、会社番号で発着信でき、通話取次も可能な会社の内線にすることができるので、法人携帯の導入不要で社員の私用スマホでプライベート通話とビジネス通話を使い分け可能です。
会社内に置かれている電話機以外の社員のスマホから発着信したビジネス通話も全通話録音しており、WEB管理画面上でいつでも確認、保存ができるようになってます。

通話録音は追加料金なしで1年間残る

クラウド型ビジネスフォン『Good Line』の通話録音データは、追加料金やサーバー不要で1年間残ります。中でも必要なデータはダウンロードして別途保管しておくことも可能です。社内のサーバーや機器に保管していると膨大になってしまうデータもクラウド上に保管することで社内管理より安全で快適に保管が可能になります。

従来型ビジネスフォンより安いのに通話録音も残せる

 従来のビジネスフォンよりも、通話料金含めたコストが安いクラウド型ビジネスフォン『Good Line』であれば、高額な設備投資なく通話録音を会社のインフラとして構築することが可能です。
是非一度ご検討いただければと思います。