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私用デバイスの業務利用・BYODとは、知らないと損するビジネストレンド

BYOD
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今回は、昨今注目を集める私用デバイスの業務利用・BYODのメリットとデメリット、上手な活用法を紹介します。

BYODとは、Bring Your Own Deviceの略で、
個人が保有するPCやタブレット、スマートフォンなどのIT機器を業務に利用することです。

従来は従業員が業務のために使うデバイスは会社支給が一般的でしたが、現在スマートフォンやタブレット端末の急速な普及とクラウド技術が進歩したことにより、このBYODが注目を集めています。

しかしBYODを導入するにあたっては、ルールを作らずに私物デバイスを業務利用をしてしまえば、情報漏えいなどの問題につながる恐れもあります。BYODについて知り、うまく活用する方法を知ることでBYOD導入による様々なメリットを感じてください。

BYODのメリットとは

BYODには、企業側、従業員側双方に様々なメリットがあります。
どういったメリットがあるのかを見ていきましょう。

BYOD導入の企業側のメリット

コスト削減できる

従業員がすでに保有している端末を利用するので新しい端末を購入するイニシャルコスト、通信料などのランニングコストを省くことができます。

業務効率化できる

私用のスマートフォンを利用することでコストをかけずに、外出先で社内メールチェック、資料確認やスケジュール共有、会社電話の内線としての利用をすることができ、隙間時間を活用し、メール確認のために会社に戻るといった時間の削減が行え、業務効率が大幅に向上します。

テレワークなど多様なワークスタイルが創造できる

私用デバイスをクラウドシステム上のセキュリテー下で業務利用することで、デバイス購入コストや維持コストを抑え、育児や介護などのライフステージに応じた柔軟な働き方に対応し、人材の確保・定着を実現できます。

BYOD導入の従業員側のメリット

複数台を持ち歩く必要がない

使い慣れた私用デバイスをそのまま利用できるので操作効率もよく、重たいノートPCや携帯電話の複数持ちなどのストレスから解放されます。

場所や時間に縛られず仕事ができる

メールや資料などの確認のために会社に戻るといった時間の削減が行え、どこからでも私用端末でメール対応や電話対応などが行えるので、移動時間の削減はもちろん柔軟な働き方も実現できます。

BYODのデメリットやリスクとは

BYODには、企業側、従業員側双方に様々なデメリットやリスクもあります。
どういったデメリットがあるのかを見ていきましょう。

企業側のデメリット

情報漏えいなどの発生リスクがある

退職する際に、社内データを端末に入れまま退職社員にもっていかれてしまう可能性や、社員による不正なソフトインストールでウィルス感染、端末自体の紛失・盗難など、ルール作りやセキュリティーレベルが十分でない場合こういった原因から情報漏えいが発生するリスクがあります。

労働時間が増加し、労働法上の問題が発生する可能性がある

社外での業務に有効的に利用できる反面、しっかりした管理体制がないと目の届かない部分での業務時間を持ち出されトラブルに至るリスクがあります。

従業員側のデメリット

業務上発生した通話料などの通信費を自己負担リスクがある

私用のスマートデバイスの活用の場合、一括管理できる業務用のクラウドサービスでなく、個人用アプリなどを利用する場合や、会社側で経費計算などのルールが明確でない場合、通話料金や通信費などを会社側での負担ではなく、自己負担させられるリスクがあります。

労働時間が長時間化するリスクがある

いつでもどこでも仕事ができるため、仕事とプライベートの切り分けができず、気が付いたら労働時間が長時間化してしまうリスクがあります。

私用デバイスの利用方法に対して制限される可能性がある

会社側は、不正なソフトインストールによるウィルス感染での情報漏えいなどを避けたいので、私用デバイスの利用方法に対して制限される可能性があります。

BYODのリスク対策とは

このように、社員の私物のモバイル端末を業務に利用させるBYODは、企業側、従業員側双方にとって、業務効率のアップや経費削減などのメリットがある一方で、セキュリティ上の問題や情報の一元管理を行う上での問題があります。

そのため、BYODを導入する際には、しっかりリスク対策を行うことでリスクを回避しましょう。

セキュリティー対策

私用デバイスにはパスワードを設定する

一番簡単にすぐ実践できる対策で、紛失や盗難の際、簡単に中の情報を見ることができないように私用デバイスにパスワードの設定を行うことは必須です。

個人向けアプリ(シャドーIT)などを業務利用しない

情報管理を一元化できず、退職後や紛失や盗難時に管理者により情報の削除や閲覧制限ができない個人向けサービスを業務利用することは絶対にやめましょう。取り返しがつかない事態を招くリスクがあります。

利用サービスを一元化する

ストレージやSNSなどの個人向けサービスは社員ごとにバラバラに利用させず、社内で利用するクラウドサービスは一元化し、管理者の管理の元で情報の管理を一元化する必要があります。

社内ルールを作る

退職時には私用端末に入った業務情報は削除させる

明確に退職時の情報の扱いに関しては書面で誓約させる必要があります。

通話料金や通信費が社員負担にならないような仕組みを作る

通話料金に関してはクラウド型ビジネスフォンを導入したり、通信費は一定額の経費負担を決めるなど、従業員に負担がかからないようなサービスの導入や仕組みを作る必要があります。

まとめ

いかがだったでしょうか。
このように昨今注目を集めるBYODは、業務効率化やコスト削減の面で非常に大きなメリットを生み、今後ますます増加していくことは間違いないでしょう。

BYOD導入にあたっては、業務用のクラウドサービスをしっかり導入し、社内ルールを作るなどの十分なリスク対策を行うことで、様々なワークスタイルやビジネスの実現に役立ててください。