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新入社員必見!会社の印象を変える電話応対マナー10フレーズ

電話応対マナー
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ビジネスでの電話応対、知っているつもりでも意外と間違えていたりします。
あなたの会社の電話応対は大丈夫ですか?

店舗ビジネスでない場合、ビジネスの窓口は基本的には電話になります。その窓口である電話の応対は、会社の印象を大きく左右する重要なポイントです。
飲食店やデパートなど、店舗へいった時に気持ちのいい接客で店の印象が変わるように電話応対で会社の印象は良くも悪くも変わります。

電話応対の基本的なマナーを学ぶことでホームページだけでは伝わりきらない会社の印象をいい印象にすることも可能です。

ここでは『電話受付を新たに設けるが応対に慣れていない』、『意識したことがなかったが、改めて電話応対マナーを確認したい』といった方向けに、電話応対マナーについてご紹介します。

基本的な応対フレーズ

電話を受けたとき(3コール以内にとれた場合)

パターン① 『はい、株式会社〇〇でございます』
パターン② 『お電話有難うございます、株式会社〇〇でございます』

電話を受けたとき(3コール以上待たせた場合)

『お待たせしました、株式会社〇〇でございます』

相手がわからない場合

『恐れ入りますが、お名前を伺ってよろしいでしょうか?』

相手が名乗った場合

『いつもお世話になっております、本日はどういったご用件でしょうか?』

相手に待ってもらう場合

『少々お待ちください』

電話を再開する場合

『お待たせいたしました』

相手の指名の担当が不在の場合

『申し訳ございません、あいにく〇〇は席をはずして(外出中・他の電話対応中など)おりまして、戻りましたら、こちらから連絡差し上げるようにいたしましょうか。』

相手の指名の担当が何時なら電話できるのか、わかる場合

『〇〇時には戻る予定ですが、こちらから連絡差し上げるようにいたしましょうか。』

相手の連絡先を確認する場合

『念のため、(もう一度)お名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。』

電話を切るとき

『わたくし、〇〇がお受け致しました。失礼いたします。』

間違えやすいフレーズ

電話を受けるとき

【間違い】 もしもし

【正解】  はい(お電話有難うございます)

了承するとき

【間違い】 わかりました(了解しました)

【正解】  かしこまりました(承知いたしました)

あやまるとき

【間違い】 すみません

【正解】  申し訳ございません

あいづちを打つとき

【間違い】 そうなんですか

【正解】  さようでございますか

まとめ

電話は会社の重要な窓口の一つです。
なるべく早く電話を受けれるようにすることで機会損失を防ぎ、きちんとした応対で会社の印象をよくすることでビジネスに繋がる可能性もあります。

電話を受ける際には焦らず必ずメモを用意して、相手の名前(会社名)、連絡先、要件、折り返しの時間を間違えないようメモしましょう。